制造业文档管理软件解决方案

       中国被视为世界的制造业基地。为了抓住这一机遇，中国制造企业必须把世界级的服务与行之有效的质量改进和管理体制相结合。不幸的是，很多公司仍然依赖于电子邮件的附件、纸制备忘录和电话等相当初级的、低效率的、互不关联的系统来执行信息交流这项重要任务。每天产生大量电子文档或纸质文档，日积月累不仅占用了大量企业的存储资源而且降低了企业运作效率。很多工厂经常会碰到下列问题：

工程部门

设计一款产品时，不仅要参考同类产品的图纸资料，还要用到其它部门的文件，例如材料说明、检验标准、供应商报价、需求报告、市场调研资料、船务报关规定等。
资料的查询只有专职文员并花费大量的时间才能查找得到。
资料共享只能通过复印来完成，耗费了大量的成本。
纸质资料经常翻阅、复印，逐渐磨损。
信息沟通慢，经常影响设计、工程项目实施得进度，并导致额外的成本支出。

采购部门

工厂分散在各个地区，但所有供应商、采购资料都集中到总厂进行统一储存。
文件类型包括：供应商概况、签署的合同、保证书、承诺书、说明书、规格书、培训文档、部门内部通告和一些原材料的相关测试报告等。
据不完全统计，仅说明书和测试报告2500-3000份/月文件的传递、归档、共享都只能依靠手工、复印完成。
供应商资料更新快，在仓库里可能同时存在几个版本，很难判断是不是最新的。
因信息更新延迟，每年都要遭受巨大的损失。

船务部门

一套完整的出口文件包含配套的发票、证书、装箱单、托货单、运输单等。
每个月有200多套，每套几十份文件清单。
船务部门设置了几名专职人来满足不同部门的查询需求，包括船务部门、财务部门、营销部门等等。
资料越积越多，查询也越来越困难，根本无法满足各个部门查询的需要。
统一集团，跨地区经营，纸质文档却分开管理，无法统一共享。

财务部门

不同工厂都有自己独立的财务部门，集团高层很难进行及时监控管理。
大量的日常发票、应收/应付账款凭证堆积在财务专柜里，查找很不方便。
部分财务文档要共享给其它部门，人工方式传递、借阅浪费了大量的时间。
财务文档在传递、使用的过程中很容易破损、丢失。
安全性完全得不到保障。

文件控制中心

配备专门的办公室、管理员，成本高但使用效率低。
资料不断地归还、借出，文件版本根本无法控制。
文件借阅受时间、空间的限制，很不方便。
文档容易造成丢失。
安全性完全得不到保障。

       面对制造业的不同部门在文档管理、信息共享等方面都存在的种种困惑，力智软件的文档管理软件解决方案可以高效地解决这些问题,力智文档管理软件的目标不仅仅是帮助用户组织管理文档，更重要的是能够让用户快速、准确地搜索到所需要的文件，从而省去大量的人力成本在对信息和文档的整理上。

1、快速导入法律法规、行业规范等文件，帮公司快速建立企业知识库；
2、按不同客户建立客户资料库，方便为客户服务，协调各部门为客户服务，提高服务效率和公司形象；
3、在线编辑:全面与Office办公软件整合，支持office系统办公软件文档的在线编辑；
4、采用最先进的互联网技术，实现异地办公、协同办公及多分支机构的的管理、实现各机构之间及与客户之间实现关键信息的交互，提高团队的工作效率，改善客户体验；
5、系统安全方面，可针对不同用户设定不同读写权限，可规定律师只能看见本人相关业务数据，满足数据共享又保护核心机密；
6、个人空间:每个用户都可拥有独立的个人空间，非空间所有人未经空间主人授权无法访问其它用户的数据；
7、文件编号：可自定义规则自动生成文件编号；
8、协同办公：能够与客户共享、编辑并共同拟定文档；
9、文件跟踪：完整管理文件从创建到销毁的全生命周期，用戶的每一步操作都將被記錄在案；
10、版本管理：文件修订自动更新版本，可查询历史版本及版本回滚；
11、文件锁定:编辑中的文件自动锁定，防止多个同时编辑同一文件造成文件信息的混乱；
12、全文搜索：支持文件标题、作者、创建日期等属性及文件正文的搜索,支持Word,Excel,PPT,PDF及文本等各种文件格式附件的搜索(可通过插件扩展其它文件格式的搜索)；
13、中文分词：区别于其它软件中文搜索不准确的问题，力智文档管理软件内置强大的中文分词引擎，可大大提高专业词汇搜索的准确性(提供工具供用户扩展专业词汇或从QQ拼音等输入法导入)；
14、多附件、大附件支持；
15、无限创建文档的分类级别；
16、配额管理：可从分类、人员等各种角度管理磁盘空间配额；
17、文件异动通知:文件状态改变时自动通知文件干系人(可根据用户的具体情况配置邮件、短信等各种方式)。

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